Una de las actividades importantes del Gobierno de Proyectos es definir las prácticas y metodologías cuales deberían ser usadas uniformemente en la gestión y ejecución de los proyectos, con el objetivo de garantizar la calidad y resultado de los proyectos.
Actualmente en el mercado existen diferentes metodologías o mejores prácticas para Gestión de Proyectos (PMI, Prince2, etc.), pero estos no incluyen actividades de Desarrollo / Implementación de Sistemas de Información o Gestión de Cambios organizativos. Por otro lado existen una multitud de metodologías para desarrollo / implementación de Sistemas TI, pero excluyen las tareas de gestión de proyectos. Ambos no incluyen las actividades relacionadas con cambios organizativos. Realmente una dilema para los departamentos de TI, habitualmente responsables de coordinar estos tres áreas de actividad.
En los proyectos llevados a cabo por las empresas consultoras del sector TI, cada uno suele traer consigo una diferente metodología de gestión de proyectos TI - Negocio, con el consiguiente impacto de tener heterogeneos métodos en la compañía, cuales no incluyen los procedimientos, normas y practicas de la propia compañía, ni tomando en cuenta las especialidades del negocio de la compañía. A final esto causa confusión y desorganización en la implementación e intergración de los proyectos en la empresa.
Actualmente en el mercado existen diferentes metodologías o mejores prácticas para Gestión de Proyectos (PMI, Prince2, etc.), pero estos no incluyen actividades de Desarrollo / Implementación de Sistemas de Información o Gestión de Cambios organizativos. Por otro lado existen una multitud de metodologías para desarrollo / implementación de Sistemas TI, pero excluyen las tareas de gestión de proyectos. Ambos no incluyen las actividades relacionadas con cambios organizativos. Realmente una dilema para los departamentos de TI, habitualmente responsables de coordinar estos tres áreas de actividad.
En los proyectos llevados a cabo por las empresas consultoras del sector TI, cada uno suele traer consigo una diferente metodología de gestión de proyectos TI - Negocio, con el consiguiente impacto de tener heterogeneos métodos en la compañía, cuales no incluyen los procedimientos, normas y practicas de la propia compañía, ni tomando en cuenta las especialidades del negocio de la compañía. A final esto causa confusión y desorganización en la implementación e intergración de los proyectos en la empresa.
Para apoyar las organizaciones en la gestión de los Proyectos TI para el Negocio, he desarrollado una fusión de las siguientes metodologías:
- Gestión de Proyectos basado a PMI (Project Management Institute) y
- Desarrollo/Implementación de Sistemas TI basado a la métodos tipo cascada como p.ej. SDLC (System Development Lifecycle),
- Gestión de Cambio basado a modelos y mejores prácticas del mercado (7S de McKinsey, Kotter 8 pasos, Lewin).
El objetivo de esta fusión es facilitar una ejecución y control simultáneo y sincronizado de ambos por un único Jefe de Proyecto, evitando organizaciones complejas y costosas de los proyectos. La metodología ya está muy probada en diferentes entornes de negocios y empresas y permite en una manera eficiente y simple controlar hasta proyectos muy complejas.
Adicionalmente esta metodología añade actividades de preparación del proyecto hasta su aprobación interna, como en las actividades de Gestión de Cambios organizativos y su puesta en marcha en las organizaciones sincronizándolo con las actividades puramente ligados a sistemas informáticos.
En el siguiente diagrama podrá ver el proceso completo, incluyendo los hitos principales y los auditorías de calidad. Este proceso se compone de 5 ases consecutivas, aunque podrán solaparse también en tiempo, siempre dependiendo del tipo de proyecto.
Esta metodología de Gestión de Proyectos se adapta a todo tipo de proyectos para implementar nuevos sistemas de información o infraestructuras informáticos en las organizaciones. Para despliegues repetitivos de la solución solamente hace falta de repetir algunos de los fases y actividades, sin tener que asumir otra metodología específica para ello. Esta metodología permite controlar en los despliegues repetitivos las actividades de gestión de cambio organizativo y las de TI.
Esta metodología de Gestión de Proyectos se adapta a todo tipo de proyectos para implementar nuevos sistemas de información o infraestructuras informáticos en las organizaciones. Para despliegues repetitivos de la solución solamente hace falta de repetir algunos de los fases y actividades, sin tener que asumir otra metodología específica para ello. Esta metodología permite controlar en los despliegues repetitivos las actividades de gestión de cambio organizativo y las de TI. Esta metodología de Gestión de Proyectos debe ofrecer una ayuda a los Jefes de proyecto de las divisiones o departamentos de negocio para controlar toda la envergadura del proyecto, ayudarles a recolectar todos los datos necesarios y coordinar todos los procesos necesarios en diferentes unidades y/o proveedores para cumplir el objetivo final del proyecto. Más que una lista de actividades a acometer, representa un método controlado y secuencial para gestionar el proyecto – Guía rápida del proyecto. En la guía rápida de gestión de proyectos se puede distinguir entre proyectos importantes y complejas y en proyectos más pequeños con menos riesgos. Según la clasificación las tareas son más o menos completas. La guía rápida incluye también el primer control de seguimiento y calidad con controles de estado de las actividades y cumplimiento de fases, facilitando así el labor de control.
En este documento se escriben las fases, sub-fases y actividades cuales serán el base para la “Guía rápida” , cual se podrá utilizar diariamente en controlar los proyectos. Se especifican las tareas concretas a llevar a cabo, indicando la información necesaria para llevar a cabo la tarea, y el resultado (Resultado) de la tarea, así como los formularios estándares cuales pueden ser utilizados como documentación del proyecto. Se recomiendo crear un repositorio por cada proyecto en los sistemas existentes de de la organización. Todos los formularios y herramientas están creados en el entorno Microsoft Office y Microsoft Project.
Esta metodología incluye :
- Descripción de la metodología en fases, sub-fases y actividades.
- Guía Rápida para herramienta de control en los proyectos, incluyendo gestión de calidad y riesgos.
- Más de 100 formularios como herramienta unificada con Guía rápida para gestionar proyectos.
permitiendo una fácil y rápida implementación, así como adaptación a las necesidades de cada empresa, colaboración eficaz entre las diferentes unidades/grupos.
