jueves, 19 de mayo de 2011

¿Por qué fallan los proyectos de IT?

¿Por qué no es suficiente aplicar metodologías de Gestión de Proyectos para mejorar los resultados de los proyectos?
Cuando una organización tiene problemas en la ejecución de sus proyectos, y sobre todo en lograr los beneficios esperados de ellos, mayoritariamente busca solucionarlo con un responsable de área de proyectos experimentado y con metodologías estándares del mercado. Pero no es suficiente. Una de las problemas habituales es falta de cultura de proyectos en las organizaciones, y falta de un marco de actuación en relación con los proyectos de la organización - Project Governance o Gobierno de Proyectos.

Muchos proyectos en las organizaciones se quedan estancados causando retrasos a otros proyectos por falta de definiciones, falta de decisiones o falta de recursos. Quizás se lanzan una multitud de proyectos una vez los presupuestos del año hayan sido aprobados, pero no han sido evaluados según criterios de prioridad e importancia para la organización, y serán eliminados poco a poco, después de haber invertido tiempo y dinero en ellos. Ya podemos implementar las mejores metodologías de gestión de proyectos del mundo, pero mientras el marco de actuación o Gobierno de Proyecto no ha sido establecido en toda la compañía, no aportará mejoras significativas.

Gestión de Proyectos es una competencia clave para muchas organizaciones, si no a todas. Especialmente para los fabricantes y desarrolladores de software, es más que clave, es fundamental para existir  -  una competencia estratégica. Para estas empresas la falta de competencias de gestión de proyectos tendrá un impacto a su capacidad competitiva y tiene una especial atención por la dirección en sus organizaciones.

Gobierno de Proyectos es una parte importante de Gobierno de TI, ofreciendo un marco de gestión, liderazgo,  y de estructuras y procesos organizativas, de estándares y normas de comportamiento para garantizar que  la unidad de TI soporte los objetivos de negocio de la compañía. El objetivo principal del Gobierno de Proyectos es alinear proyectos tecnológicos con objetivos estratégicos de la organización, asegurando el resultado prometido.

Hoy en día, casi todas las compañías están utilizando TI en sus modelos de negocio y en sus procesos de negocio. Las organizaciones están inmersos en continuas mejoras de sus sistemas informáticos o desplegando nuevos para mejorar diversas áreas de la organización como por ejemplo: servicio al cliente, reducción de costes, mejoras en producto o calidad de servicio, lanzamiento de nuevos productos, servicios y modelos de negocio.  Estos nuevos despliegues de sistemas de información también representan un riesgo importante para la organización, así a nivel estratégico, como operacional. El Gestión de Riesgos es un parte importante de Gobierno de Proyectos.

Como ya conocemos todos de nuestras experiencias, los proyectos de TI no se entregan siempre con éxito, de hecho muchos fallan en la entrega de los beneficios prometidos, y los que llegan a entregar el producto final con éxito, tienen retrasos importantes o exceden sus presupuestos.

Cuando empezamos a definir el Gobierno de Proyectos en las organizaciones, hay componentes importantes de organización, procedimientos y políticas, cuáles deberían ser clarificados desde el inicio.

Gobierno de Proyectos tiene 6 principales objetivos, interconectados ente sí:
  1. Asegurar consecución de beneficios con resultados de los proyectos.
  2. Controlar costes
    • gestión de proyectos centralizado con gestión de recursos financieros y humanos facilita la monitorización y control de costes, así como presupuestación y planificación.
  3. Optimizar Recursos
    • recursos internos y externos pueden ser asignados según prioridades de la dirección a los diferentes proyectos. 
  4. Gestionar el riesgo balanceando el portafolio de proyectos:
    • con la vista de todos los proyectos, con sus requerimientos de recursos y costes, sus limitaciones en tiempo etc, ayuda balancear el riesgo global de la compañía (ver dibujo 2)
  5. Aplicar metodologías uniformes a todos los proyectos de la organización.
  6. Coherencia organizativa
    • la organización puede asegurar que todos los proyectos se llevan a cabo según los estándares, políticas y procedimientos acordados, sean de TI o generales de la compañía.

Para poder dotar los proyectos de TI de la importancia que tienen, es importante verlos como proyectos de negocio, lo que realmente son. 
Si pensamos que un proyecto con un peso importante en TI es un proyecto de TI, podría causar fallos graves en la ejecución del mismo, o como mínimo retrasos, faltas en cobertura y costes adicionales, etc., por falta de participación y compromiso de las áreas receptoras y afectadas del resultado de proyecto.  Los proyectos de TI solo involucran, afectan y benefician la unidad de TI.  Por otro lado, los proyectos de negocio generan valor al negocio de la compañía, involucran varias áreas de la compañía.  Los proyectos de negocio serán priorizados e integrados a la organización, se les controla y monitoriza como a cualquier otro iniciativa en la compañía.
Dentro de la metodología de gestión de proyectos en la empresa, las reglas, normas y procedimientos internos debería quedar incluidas en la misma metodología, garantizando los objetivos de la compañía, así como la transformación de los procesos de negocio y el gestión del cambio. Las buenas practicas como PMI o PRINCE son base para ello, pero sin adaptarlos a la situación de cada compañía no logran a asegurar el éxito de la ejecución de los proyectos.
En esto Nyström & Partners os puede ayudar !